Groupware & Messaging
Als Groupware (auch kollaborative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg. Groupware ist die Umsetzung der theoretischen Grundlagen der computergestützten Gruppenarbeit (Computer Supported Cooperative Work, Abkürzung CSCW) in eine konkrete Anwendung. Gelegentlich werden auch Hardware-Komponenten zu einer Groupware hinzu gezählt.
Im allgemeinen Sprachgebrauch wird der Begriff Groupware meist nur auf sehr spezielle Systeme für Videokonferenzen oder zur zeitgleichen Bearbeitung von Dokumenten („Shared Whiteboards“) angewandt, die Definition umfasst jedoch viel mehr:
Prominente Beispiele für Groupware sind E-Mail-Clients (vor allem solche mit zusätzlichen Funktionalitäten wie Kontaktverwaltung), Instant Messenger, Wikis, Workflow-Management-Systeme (zur Terminplanung) und Computerspiele, die über ein Netzwerk gespielt werden; weitere Beispielanwendungen finden sich unten.
Beispiele für Groupware-Applikation
Ein Beispiel für eine Groupware-Applikation ist die so genannte PIM-Software (Personal Information Management). Die Forschungsdisziplin, die sich mit der Untersuchung von Kooperationen mit Rechnerunterstützung beschäftigt, wird als Computer Supported Cooperative Work (CSCW) bezeichnet.
Der Umfang der Programme ist unterschiedlich. Bei den meisten sind Projektmanagement, E-Mail, Kalender und Notizbuchfunktionen enthalten. Hier stellt sich jedoch die Frage, was eine Groupware alles beinhaltet. Viele Groupware Produkte stellen nicht mehr Funktionen als E-Mail, Kalender und Notizen zur Verfügung (sog. PIM-Software). Andere Lösungen beinhalten wesentlich mehr als nur diese Basisfunktionalitäten.
Collaboration Software wird auch als wesentliche Komponente von ECM Enterprise Content Management betrachtet.
Bekannte Produkte, die als Groupware bezeichnet werden, sind Wikis, Lotus Notes von IBM, Groupwise von Novell, Citadel OpenGroupware.org, Open-XChange, Adarvo Themeware, Microsoft Exchange und BSCW.
Seit 2002 wird an einer freien Groupware namens Kolab entwickelt. Kolab ist eine Server/Client-Lösung und wurde von der Firmen-Dreiergruppe Erfrakon, Intevation und Klarälvdalens Datakonsult AB im Auftrag zusammengestellt. Am 25. Juli 2003 wurde das Projekt der Unternehmen erfolgreich abgeschlossen. Es gibt einen KDE-Client und die Möglichkeiten, Outlook mit proprietären Plugins als Client zu betreiben. Im Gegensatz zu den folgenden freien Lösungen bietet Kolab echte Clients, welche offline arbeiten können.
Ein Jahr später wiederum auf dem Linuxtag 2004 wurde von der Firma Skyrix das gleichnamige Produkt nach dem Vorbild von OpenOffice.org unter dem Namen OpenGroupware.org als freie Software freigegeben.
Im Jahr 2005 gab das Kolab Konsortium (Erfrakon, Intevation und KDAB) auf dem Linuxtag in Karlsruhe die Freigabe von Kolab 2.0 bekannt.
Weitere freie Software sind more.groupware, TUTOS, eGroupWare, phpGroupWare, PHProjekt und Simple Groupware, welche mit der Skriptsprache PHP erstellt wurden.
Messaging
Messaging bezeichnet ein Verfahren, in jeglicher Form eingehende Nachrichten (z.B. Voice-Mail, e-Mail, Fax, SMS, MMS, etc) in eine einheitliche Form zu bringen und dem Nutzer über verschiedenste Access-Client Zugang auf diese zu gewähren (Festnetz- oder Mobiltelefon, e-Mail-Client). Dienste oder Systeme, die diese Leistung erbringen bezeichnet man kurz als UMS (Unified Messaging Service oder Unified Messaging Server).
Verfahren
Die eingehenden Nachrichten und Informationen werden, soweit nötig, im ersten Schritt digitalisiert. Hierzu kommt für gedruckte Informationen die Texterkennung zum Einsatz. Faxe werden meist direkt von einem Faxserver entgegengenommen und digital abgelegt. Sprachmitteilungen (beispielsweise vom Anrufbeantworter) werden in Klangdateien gewandelt.
Die so aufbereiteten Nachrichten werden dem entsprechenden Mitarbeiter in einheitlicher Form (=Unified messaging) übermittelt.
Derzeit ist es etwa üblich, dem Mitarbeiter die verschiedenen Dokumente per elektronischer Post zukommen zu lassen, oder aber in einer Datenbank vorgangsbezogen abzulegen und dem Mitarbeiter über eine einheitliche Benutzeroberfläche Zugriff auf die Dokumente zu gewähren.
Zudem ist es möglich, dass man sich vom Rechner die Nachricht vorlesen lässt. Der praktische Nutzen hierbei ist jedoch umstritten.
Ziel
Ziel ist es, alle Dokumente zu bestimmten Vorgängen an einem Ort in halbwegs einheitlicher Form nachvollziehbar und jederzeit abrufbar bereitzuhalten.
Dies gestattet es dem Unternehmen beispielsweise:
- schneller
- nachvollziehbarer
- auswertbarer
- kundenfreundlicher
- billiger
- seine Kundenbeziehungen zu pflegen
Grundsätzlich zu unterscheiden sind UM-Lösungen für den privaten Gebrauch und den kommerziellen Einsatz. Letztere lassen sich zur Verbesserung des Workflow u.a. in CRM- und ERP-Systeme (z. B. SAP) sowie Exchange und Lotus Notes o. ä. integrieren.
