Mitarbeiterportale sind die logische Weiterentwicklung von Intranets, die zunächst als interne Informationsseiten fungierten. Technisch handelt es sich um webbasierte Anwendungen, die mittels des Internet-Browsers sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen und einheitlichen Oberfläche bündeln und allen Mitarbeitern personalisiert zur Verfügung stellen.

Damit verbunden wird eine Steigerung der Produktivität durch verbesserte Effizienz der Geschäftsprozesse erwartet. Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden durch Geschäftsanwendungen und entsprechende Services effizient unterstützt.

Entwicklungsstände bei Mitarbeiterportalen

Der Reifegrad von Mitarbeiter-Portallösungen in deutschen Unternehmen kann in vier Entwicklungsstufen eingeteilt werden:

Stufe 1:

Die Intranet-Lösung stellt in erster Linie Informationen über das Unternehmen – Produkte, Organisation, einzelne Abteilungen und Services – bereit, die den Mitarbeitern zum Abruf zur Verfügung stehen.

Stufe 2:

Zur Informationsgewinnung stehen zusätzlich Suchmaschinen zur Verfügung. Und die Anwender können auch auf externe Daten und Verzeichnisse zugreifen. Es werden allerdings Zugriffsrechte vergeben, so dass die Mitarbeiter über einen personalisierten Zugang nur bestimmte Informationen aus dem Netzwerk abrufen können oder beispielsweise eine Adressänderung direkt persönlich am PC vornehmen können (Employee Self Service).

Stufe 3:

Neben rollenspezifischer Zugriffsrechte der Mitarbeiter ist das Merkmal Interaktivität hervorzuheben, so dass aufgabenbezogen Know-how-Träger und Interessensgruppen vereinfacht und strukturiert zusammenfinden. Dadurch entsteht eine „Grenzöffnung" innerhalb und außerhalb des Unternehmens. So können beispielsweise Mitarbeiter standortübergreifend ein gemeinsames Produkt entwickeln (collaboration) oder als Mitglied einer Funktionsgruppe (z.B. Sekretariat, Vertrieb, Forschung & Entwicklung etc.) Wissens- und Erfahrungsaustausch im Rahmen einer virtuellen Community betreiben.

Stufe 4:

Das Mitarbeiterportal wird durch den Zugriff auf die Datenbanken und Systeme externer Partner erweitert. Rollenspezifische Transaktionen wie beispielsweise Einkauf über fest angeschlossene Marktplätze (B2B) werden somit integraler Bestandteil des Arbeitsplatzes. Komplette Wertschöpfungsketten werden in dieser Entwicklungsstufe firmenübergreifend vernetzt.

Vorteile durch Mitarbeiterportale

Dass sich Investitionen in eine funktionierende, individuell auf das Unternehmen angepasste Portal-Lösung auszahlen, wird deutlich, wenn man die vielen Vorteile betrachtet:

• Zum einen werden wichtige Informationen gezielt verteilt und so Streuverluste vermieden, denn jeder Mitarbeiter erhält nur die tatsächlich von ihm benötigten Informationen. Die Effektivität der Arbeit wird erhöht, da sich jeder Mitarbeiter auf seinen Arbeitsbereich konzentriert. Darüber hinaus speichert das Portal auch die individuellen Einstellungen des Anwenders. Da dies an einer zentralen Stelle geschieht, kann der Mitarbeiter von beliebigen Arbeitsplätzen darauf zugreifen, wodurch sich Mobilität und Flexibilität der Anwender erhöhen.
• Durch den abteilungsübergreifenden Informationsaustausch wird zudem die Kommunikation der Mitarbeiter gefördert und die gemeinschaftliche Arbeit unterstützt.
• Deutliche Einsparpotenziale bei den Transaktionskosten, die in der Verwaltung anfallen, sind ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterportalen.
• Des weiteren können durch die gemeinsame Nutzung eines elektronischen Marktplatzes im Rahmen des Mitarbeiter-Portals Synergieeffekte beispielsweise beim Einkauf genutzt und Kosten gespart werden. Nicht zuletzt stellen Mitarbeiterportale eine geeignete Plattform dar, um jahrzehntelang aufgebautes, wertvolles Wissen systematisch zu speichern und bereitzustellen, damit es auch anderen Mitarbeitern zur Verfügung steht